Faire apostiller/légaliser des documents officiels

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La légalisation ou l’apostille d’un acte public établi par une autorité française sont des démarches qui visent à certifier l’authenticité d’un acte public français destiné à être utilisé auprès des autorités d’un pays étranger. Ces procédures garantissent que l’acte, qu’il s’agisse d’un acte de naissance, de mariage, de décès ou tout autre document officiel, sera reconnu valide par les autorités étrangères. Bien qu’elles aient le même objectif, la légalisation ou l’apostille diffèrent principalement par leur champ d’application, qui dépend du pays de destination de l’acte.

Légalisation : La légalisation consiste à faire certifier la signature et la qualité du signataire d’un document par une autorité compétente, afin de lui conférer une valeur légale dans un pays étranger. La légalisation est requise pour les documents destinés à des pays qui ne sont pas signataires de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. C’est une démarche plus complexe qui peut impliquer plusieurs étapes, notamment l’intervention des autorités françaises (désormais les notaires) puis celles du pays de destination (son ambassade ou son consulat en France).

L’apostille : L’apostille est une procédure simplifiée de la légalisation prévue par la Convention de La Haye de 1961. Elle remplace la légalisation pour les documents destinés à être utilisés dans les pays signataires de cette convention. Une apostille appose un estampille ou une vignette spécifique sur le document, attestant de sa légalité et de la qualité du signataire. C’est une procédure unique qui rend l’acte directement valide auprès des autorités étrangères du pays signataire, sans autre formalité.

Depuis le 1er mai 2025 pour l’apostille et le 1er septembre 2025 pour la légalisation, la compétence de délivrance de ces formalités a été transférée des tribunaux et du ministère des Affaires étrangères aux notaires en France.

La demande s’effectue :

  • en ligne sur la plateforme dédiée aspostille.notaires.fr 
  • au Centre d’apostille et de légalisation de l’un des quinze conseils régionaux ou chambres interdépartementales.

Pour la région Île-de-France :

  • Chambre interdépartementale des Notaires de Paris – 50, avenue Daumesnil 75012 PARIS
  • Ouvert du lundi au vendredi de 9h à 13h pour les dépôts de nouveaux dossiers, sur rendez-vous – sauf urgence. Pour prendre rendez-vous, cliquez sur RDV.

la délivrance des formalités d’apostille et de légalisation donne lieu à une redevance dont les modalités sont fixées par arrêté conjoint du ministre de la Justice et du ministre de l’Europe et des Affaires étrangères.

REDEVANCE Personnes physiques Personnes morales
Selon les termes de l’arrêté du 10 avril 2025 portant sur les modalités de la redevance prévue par l’article 15du décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 modifié relatif à la légalisation et à l’apostille des actes publics établis par les autorités françaises. Délivrance normale, sous 3 jours ouvrés *
Par acte ou document, si la demande concerne jusqu’à 3 actes ou documents 10€ H.T. 20€ H.T.
Par acte ou document, à partir du 4ème acte ou document 5€ H.T. 10€ H.T.
Délivrance rapide, sous 24h **
Par acte ou document, si la demande concerne jusqu’à 3 actes ou documents 20€ H.T. 40€ H.T.
Par acte ou document, à partir du 4ème acte ou document 10€ H.T 20€ H.T.

 

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Fiche pratique

Copropriété en difficulté : mesures préventives d’un mandataire ad hoc

Vérifié le 01/06/2020 – Direction de l’information légale et administrative (Première ministre)

Quand une copropriété rencontre des difficultés financières, un mandataire ad hoc doit être désigné pour faire un état des lieux et trouver des solutions pour rétablir l’équilibre financier. On considère qu’une copropriété rencontre des difficultés financières lorsque le taux d’impayé atteint 25 % si elle comprend jusqu’à 200 lots de copropriété (15 % si 201 lots et plus).

  • Jusqu’à 200 lots
  • 201 lots et plus

Une copropriété est considérée en difficulté si, au moment où elle arrête les comptes annuels, elle atteint 25 % d’impayé.

  À savoir

les sommes devenues exigibles dans le mois qui précède l’arrêté des comptes ne sont pas considérées comme des impayées.

Ce pourcentage est calculé sur la base des sommes exigibles au titre du budget prévisionnel et des dépenses suivantes :

  • Travaux de conservation et d’entretien de l’immeuble (hors maintenance)
  • Travaux portant sur les éléments d’équipement communs (hors maintenance)
  • Travaux d’amélioration
  • Études techniques (diagnostics et consultations)

  À savoir

les sommes devenues exigibles dans le mois précédant la date de clôture de l’exercice ne sont pas considérées comme des impayées.

Information du conseil syndical

Si le niveau des impayés atteint 25 % des charges exigibles, le syndic de copropriété doit en informer le conseil syndical par lettre recommandée avec avis de réception.

Cette information doit présenter l’état des impayés avant répartition à la date de la clôture des comptes. Elle doit être adressée sans délai à chaque membre du conseil syndical.

Saisine du juge

Le syndic a 1 mois à partir de la clôture des comptes pour faire un recours auprès du tribunal du lieu de l’immeuble et demander la désignation d’un mandataire ad hoc.

S’il n’agit pas dans ce délai, le tribunal peut être saisi directement par l’une des personnes suivantes :

  • Copropriétaires représentant ensemble au moins 15 % des voix de la copropriété
  • Président du conseil syndical
  • Créancier dont les factures de travaux, d’eau ou d’énergie, restent impayées depuis au moins 6 mois et après un commandement de payer non respecté
  • Préfet ou Procureur de la République
  • Président de l’établissement public de coopération intercommunale (EPCI) compétent en matière d’habitat
  • Maire de la commune où est situé l’immeuble

Dans tous les cas, la saisine doit être accompagnée des pièces justificatives (factures impayées, lettres de rappel, mises en demeure, échanges de courriers divers…).

 Attention :

les copropriétaires ou les créanciers qui ont saisi le tribunal doivent en informer le maire de la commune de l’immeuble et le préfet.

Désignation du mandataire ad hoc

Le tribunal désigne par ordonnance ou sur requête un mandataire ad hoc dont il détermine les missions et la rémunération.

Le mandataire peut être un administrateur judiciaire, une personne physique (un particulier) ou une personne morale.

Le tribunal peut entendre toute personne de son choix (membre du conseil syndical ou non).

Le mandataire ad hoc a les missions générales suivantes :

  • Analyser la situation financière de la copropriété
  • Vérifier l’état de l’immeuble afin d’assurer la sécurité des copropriétaires et des locataires
  • Mener toute action de médiation et de négociation entre les parties
  • Élaborer des préconisations pour rétablir l’équilibre financier

Le mandataire peut se faire assister à ses frais, sur autorisation du juge, de tout tiers de son choix pour mener à bien sa mission.

Obligations du syndic

Le syndic est tenu de fournir au mandataire désigné l’ensemble des documents nécessaires à la réalisation de sa mission.

La transmission de ces pièces doit être faite dans les 15 jours suivant la notification de l’ordonnance du juge au syndic.

Contenu du rapport

Le rapport du mandataire comporte les éléments suivants :

  • État de lieux de l’organisation juridique et foncière de la copropriété
  • Situation technique de l’immeuble (analyse des charges courantes, travaux et opérations exceptionnels et diagnostics)
  • Analyse du fonctionnement des instances de la copropriété, de l’ensemble des comptes (impayés, dettes et créances non recouvrées…), contentieux en cours et contrats souscrits
  • Préconisations, calendrier des actions à mettre en œuvre par ordre de priorité et estimation sommaire des dépenses et recettes envisagées dans le cadre de ces actions

Consultation du rapport

Ces observations et recommandations doivent être présentées dans un rapport remis au tribunal dans un délai de 3 mois renouvelables une fois.

Ce rapport doit ensuite être transmis par le greffe du tribunal au syndic de copropriété, au conseil syndical, et au maire de la commune de l’immeuble concerné ou au préfet.

Le syndic doit informer chaque copropriétaire de la possibilité de consulter le rapport. Cette information doit leur parvenir par l’un des moyens suivants :

  • Lettre recommandée avec avis de réception
  • Remise contre émargement
  • Courrier électronique après accord du copropriétaire préalablement informé de cette possibilité

Une copie du rapport peut être remise à tout copropriétaire qui en fait la demande, et à ses frais.

Les projets de résolutions nécessaires à la mise en œuvre du rapport doivent être débattus en assemblée générale qui doit se tenir :

  • dans les 6 mois suivant la remise du rapport si aucune mesure d’urgence n’est préconisée,
  • ou dans les 3 mois suivant la remise du rapport si des mesures d’urgence sont prévues.

Le syndic est tenu de convoquer une assemblée générale spéciale si aucune assemblée n’est déjà prévue dans le délai imparti.

Si une assemblée générale est déjà prévue, le syndic y inscrit obligatoirement à l’ordre du jour les projets de résolution nécessaires à la mise en œuvre du rapport.

Le procès-verbal de l’assemblée générale qui s’est tenue doit ensuite être notifié par le syndic dans les 6 mois suivants la remise du rapport :

  • aux auteurs de la saisine,
  • au juge,
  • et au mandataire ad hoc.

Les frais de procédure liés à la désignation du mandataire ad hoc et à ses interventions sur la copropriété sont répartis par le juge entre le syndic et le syndicat des copropriétaires.

Lorsque la saisine est à l’initiative d’un créancier, les frais sont mis à sa charge.

Une copropriété est considérée en difficulté si, au moment où elle arrête les comptes annuels, elle atteint 15 % d’impayés.

  À savoir

les sommes devenues exigibles dans le mois qui précède l’arrêté des comptes ne sont pas considérées comme des impayés.

Ce pourcentage est calculé sur la base des sommes exigibles au titre du budget prévisionnel et des dépenses suivantes :

  • Travaux de conservation et d’entretien de l’immeuble (hors maintenance)
  • Travaux portant sur les éléments d’équipement communs (hors maintenance)
  • Travaux d’amélioration
  • Études techniques (diagnostics et consultations)

Information du conseil syndical

Si le niveau des impayés atteint 15 % des charges exigibles, le syndic de copropriété doit en informer le conseil syndical par lettre recommandée avec avis de réception.

Cette information doit présenter l’état des impayés avant répartition à la date de la clôture de l’exercice comptable. Elle doit être adressée sans délai à chaque membre du conseil syndical.

Saisine du juge

Le syndic a 1 mois à partir de la clôture des comptes pour faire un recours devant le tribunal du lieu de l’immeuble et demander la désignation d’un mandataire ad hoc.

S’il n’agit pas dans ce délai, le tribunal peut être saisi directement par l’une des personnes suivantes :

  • Copropriétaires représentant ensemble au moins 15 % des voix de la copropriété
  • Président du conseil syndical
  • Créancier dont les factures de travaux, d’eau ou d’énergie, restent impayées depuis au moins 6 mois et après un commandement de payer non respecté
  • Préfet ou Procureur de la République
  • Président de l’établissement public de coopération intercommunale (EPCI) compétent en matière d’habitat
  • Maire de la commune où est situé l’immeuble

Dans tous les cas, la saisine doit être accompagnée des pièces justificatives (factures impayées, lettres de rappel, mises en demeure, échanges de courriers divers…).

 Attention :

les copropriétaires ou les créanciers qui ont saisi le tribunal doivent en informer le maire de la commune de l’immeuble et le préfet.

Désignation du mandataire ad hoc

Le tribunal désigne par ordonnance ou sur requête un mandataire ad hoc dont il détermine les missions et la rémunération.

Le mandataire peut être un administrateur judiciaire, une personne physique (un particulier) ou une personne morale.

Le tribunal peut entendre toute personne de son choix (membre du conseil syndical ou non).

Le mandataire ad hoc a les missions générales suivantes :

  • Analyser la situation financière de la copropriété
  • Vérifier l’état de l’immeuble afin d’assurer la sécurité des copropriétaires et des locataires
  • Mener toute action de médiation et de négociation entre les parties
  • Élaborer des préconisations pour rétablir l’équilibre financier.

Le mandataire peut se faire assister à ses frais, sur autorisation du juge, de tout tiers de son choix pour mener à bien sa mission.

Obligations du syndic

Le syndic est tenu de fournir au mandataire désigné l’ensemble des documents nécessaires à la réalisation de sa mission.

La transmission de ces pièces doit être faite dans les 15 jours suivant la notification de l’ordonnance du juge au syndic.

Contenu du rapport

Le rapport du mandataire comporte les éléments suivants :

  • État de lieux de l’organisation juridique et foncière de la copropriété
  • Situation technique de l’immeuble (analyse des charges courantes, travaux et opérations exceptionnels et diagnostics)
  • Analyse du fonctionnement des instances de la copropriété, de l’ensemble des comptes (impayés, dettes et créances non recouvrées…), contentieux en cours et contrats souscrits
  • Préconisations, calendrier des actions à mettre en œuvre par ordre de priorité et estimation sommaire des dépenses et recettes envisagées dans le cadre de ces actions

Consultation du rapport

Ces observations et recommandations doivent être présentées dans un rapport remis au tribunal dans un délai de 3 mois renouvelables une fois.

Ce rapport doit ensuite être transmis par le greffe du tribunal au syndic de copropriété, au conseil syndical, et au maire de la commune de l’immeuble concerné ou au préfet.

Le syndic doit informer chaque copropriétaire de la possibilité de consulter le rapport. Cette information doit leur parvenir par l’un des moyens suivants :

  • Lettre recommandée avec avis de réception
  • Remise contre émargement
  • Courrier électronique après accord du copropriétaire préalablement informé de cette possibilité

Une copie du rapport peut être remise à tout copropriétaire qui en fait la demande, et à ses frais.

Les projets de résolutions nécessaires à la mise en œuvre du rapport doivent être débattus en assemblée générale qui doit se tenir :

  • dans les 6 mois suivant la remise du rapport si aucune mesure d’urgence n’est préconisée,
  • ou dans les 3 mois suivant la remise du rapport si des mesures d’urgence sont prévues.

Le syndic est tenu de convoquer une assemblée générale spéciale si aucune assemblée n’est déjà prévue dans le délai imparti.

Si une assemblée générale est déjà prévue, le syndic y inscrit obligatoirement à l’ordre du jour les projets de résolution nécessaires à la mise en œuvre du rapport.

Le procès-verbal de l’assemblée générale qui s’est tenue doit ensuite être notifié par le syndic dans les 6 mois suivants la remise du rapport :

  • aux auteurs de la saisine,
  • au juge,
  • et au mandataire ad hoc.

Les frais de procédure liés à la désignation du mandataire ad hoc et à ses interventions sur la copropriété sont répartis par le juge entre le syndic et le syndicat des copropriétaires.

Lorsque la saisine est à l’initiative d’un créancier, les frais sont mis à sa charge.

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